Kvittobuntar och dammiga pärmar med fakturor är snart ett minne blott. Nu slopas nämligen kravet på att räkenskapsinformation ska sparas i originalform. Fysiska kvitton kan därmed kastas.
“Det här innebär en avsevärd förenkling för många företag, som kommer att slippa onödig administration och obefogade kostnader. Det är hög tid för att anpassa dessa regler efter den digitala utvecklingen”, har justitieminister Gunnar Strömmer tidigare kommenterat.
Lagändringen förväntas, förutom att lätta på den administrativa bördan, även hjälpa bolag att spara ordentligt med pengar: 3,9 miljarder kronor per år.
“Hur mycket företag kommer att spara på det här varierar från bolag till bolag. Det beror på hur stor mängd reseräkningar, fakturor och kvitton som hanteras i företaget och på vilket sätt de hanteras”, säger Anna Ersson, senior redovisningsexpert på Bokföringsnämnden.
Så vad blir den stora skillnaden för företagen runt om i landet?
Ändringen innebär att företag direkt kan slänga papperskvitton eller fakturor efter att de har överförts till ett digitalt format, förklarar Anna Ersson.
“Tidigare har det varit ett krav att spara handlingarna i tre år efter att de fotats av eller skannats in digitalt, men nu får man kasta till exempel kvitton direkt.”
Hon skickar samtidigt med en brasklapp:
“Jag har fått indikationer på att företag tror att man kan slänga kvitton på en gång efter ett köp, men så är det inte – först måste de överföras så att de finns digitalt. Efter det kan man kasta det fysiska kvittot eller fakturan. Digitalt måste de sparas i sju år.”
För att kvitton eller fakturor ska räknas som digitalt bevarade behöver de inte laddas upp i ett bokföringssystem, utan det räcker att de finns sparade i exempelvis pdf-format, menar Anna Ersson.
Den nya regeln gäller även omvänt, det vill säga från digitalt till analogt, berättar hon.
“Det finns många företag som fortfarande är pappersbaserade. När de får en digital faktura behöver de skriva ut den och samtidigt arkivera den digitala fakturan. Med den här lagändringen behöver de inte längre spara fakturan digitalt, utan endast på papper.”
Förändringen gäller även retroaktivt, alltså kvitton och fakturor från innan den första juli i år.
“Man kan absolut skanna in äldre kvitton om man vill, och slänga det fysiska kvittot, så länge ingen information försvinner eller förändras i överföringen. Men det är inget måste. Det går lika bra att spara tidigare fysiska kvitton, och anamma det digitala sättet nu”, säger Anna Ersson.
Om man inte scannar in gamla fysiska kvitton så gäller samma regler som tidigare: att de måste sparas i sju år.
Att slopa kravet på att ha kvar fysiska kvitton och fakturor behöver dock inte vara riskfritt, enligt Roger Leander, skatterevisor på Skatteverket.
“En möjlig risk är att inskannade fakturor inte får tillräckligt hög kvalité och man inte kontrollerar det innan fakturorna kastas. Då kan det uppstå svårigheter med att bedöma underlaget i bokföringen. Om man gör ändringar i underlaget, till exempel ökar beloppet för att man vill fuska, kan det även vara svårare att se det på ett inskannat underlag”, säger Roger Leander.
Tillbaka till Anna Ersson, som inte ser någon större risk för bolagens del.
“Ur företagets perspektiv kan jag inte se att det finns några risker, så länge företaget uppfyller kravet på att överföringen ska göras så att det inte finns risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner, och att företaget har åtkomst till den överförda räkenskapsinformationen under hela arkiveringstiden, alltså 7 år”, säger Anna Ersson.