Breakit har tillsammans med Almega tagit fram ett fiktivt exempel – grundat i en situation som har uppstått i verkligheten.
Anna jobbar i Västerås som projektansvarig i svenska bolaget Sunnyside tech AB. Hon planerar att semestra i familjens lägenhet i Spanien under tre veckor i sommar. Nu har hon bokat ett möte med sin chef för att fråga om hon kan få jobba på distans från Spanien under två veckor direkt efter hennes semesterveckor.
Hos Sunnyside tech – som har kollektivavtal – är hybridarbete vanligt bland de anställda, men hittills har det handlat om distansarbete inom Sverige. Nu vänder sig Karins chef till Almega där arbetsrättsjuristen Mia Fransson reder ut vad som gäller om Karin tillåts arbeta från Spanien.
Vad behöver Karins chef förhålla sig till om Karin tillåts jobba från Spanien under dessa två veckor?
”Först och främst är det viktigt att ha koll på att det finns tre olika regelverk att förhålla sig till: arbetsrätt, skatterätt och försäkringsrätt. Dessa regelverk byggs upp utifrån olika kriterier och man behöver titta i respektive lag för att få svar på vad som gäller. I det här fallet kommer frågan från den anställde om att få arbeta från annat land och det finns inget syfte för arbetsgivaren att hon är i just Spanien. Det innebär att om Karins arbetsgivare tillåter det så har också arbetsgivaren ansvar för om något händer Karin under arbetstiden i Spanien. Värt att veta är exempelvis att om det händer Karin något så är det viktigt att hon har en egen hemförsäkring som gäller för arbete i utlandet.”
Ta fram ett tillfälligt avtal som kompletterar eller helt ersätter befintligt anställningsavtal
Karins chef beslutar sig för att ge Karin möjligheten att jobba från Spanien under två veckor i anslutning till hennes semester. Vad bör de göra?
”Karin bör först ansöka om att få ligga kvar i svensk socialförsäkring. Det gör hon hos Försäkringskassan. Detta för att exempelvis kunna slippa att bekosta sjukvård i Spanien och för att arbetsgivaren ska kunna fortsätta betala sociala avgifter i Sverige. När hon får ett godkännande och ett intyg, vilket kan ta upp till några månader, är det läge att ta fram ett tillfälligt avtal som kompletterar eller helt ersätter befintligt anställningsavtal under tiden som Karin jobbar från Spanien.”
Varför bör Karins chef skriva ett kompletterande avtal som gäller under perioden för Karins utlandsarbete?
”För att tydliggöra vilka villkor som gäller samt att svensk lag och vissa delar i kollektivavtalet ska fortsätta att gälla under tiden Karin jobbar från Spanien. Därigenom kan båda parter undvika tråkiga och kostsamma påföljder. Det är också viktigt att gå igenom och besluta om vilken part som ansvarar för vad i syfte att förebygga eventuella tvister. Det kan exempelvis handla om olika merkostnader som att teckna kompletterande försäkringar.”
Har du anställda som vill arbeta från annat land? Här kan du läsa mer om vad Almega kan hjälpa till med.
5 saker du bör tänka på om dina anställda vill arbeta från annat land
1. Olika regler i olika länder
Som arbetsgivare behöver du veta att det kan finnas olika tvingande regler i olika länder. Se därför över vilka regler som gäller i aktuellt land. Även om det handlar om EU-land kan reglerna skilja markant från land till land. Du hittar bra information hos Ius Laboris.
2. Gör en riskanalys avseende arbetsmiljön
Uppmana den anställde att ordna en väl utformad arbetsplats utöver den utrustning som behövs. Beroende på vilket land din anställda önskar arbeta från finns olika risker att ta i beaktning. Det kan handla om allt från naturkatastrofer till krigsföring. Gör en riskanalys inför ett beslut om godkännande av utlandsarbete och medvetandegör den anställde om det du kommit fram till. Du hittar bra information hos Utrikesdepartementet.
3. Ta tiden för utlandsarbete i beaktning
Under hur lång tid utlandsarbetet är planerat att pågå är i stor utsträckning avgörande för vilka regler som gäller. Huvudregeln är att kollektivavtalet inte gäller vid arbete i utlandet, men svensk lag kommer att gälla om personen vanligtvis arbetar i Sverige. De kollektivavtalade försäkringarna gäller, men kan begränsas. Bland annat gäller försäkringar avseende arbetsskador cirka två veckor. En person inkomstbeskattas i regel fortsättningsvis i Sverige om tiden utomlands är kortare än sex månader.
4. Gå igenom it-säkerheten
Se över era säkerhetsrutiner innan en anställd arbetar på distans från annat land. Vad bör krypteras? Vilka nätverk bör undvikas? Ta också reda på om det finns information som inte bör överföras över landsgränser och att GDPR-regelverket följs.
5. Skriv kompletterande avtal
Om det handlar om utlandsarbete längre än en månad krävs ett extra avtal där det framgår vad som gäller under den anställdes period för utlandsarbete. Men även vid kortare tids utlandsarbete bör ett kompletterande avtal skrivas.
Följande bör framgå i ett kompletterande avtal i samband med utlandsarbete:
- På vilken parts initiativ utlandsarbetet genomförs
- Syftet med utlandsarbetet
- Under vilken tidsperiod arbetet i annat land ska utföras
- Vilken part som står för kostnader som resor och boende
- Att det finns en beviljad socialförsäkring
- Att svensk lag ska gälla och att eventuella tvister ska ske i svensk domstol
- Att lön utbetalas i svensk valuta
- Vilka villkor från kollektivavtalet som gäller vid utlandsarbete
- Vilka alternativa villkor som ersätter eller kompletterar de i kollektivavtalet, exempelvis extra försäkringar
- Om arbetsgivaren har rätt att kalla hem den anställde tidigare vid behov
Behöver ni hjälp när medarbetare vill arbeta utomlands? Som medlem i Almega har du bland annat tillgång till juridisk rådgivning och färdiga avtalsmallar. Klicka här för att se vad Almega kan hjälpa till med.