Att jaga rätt på, registrera och sedan förvara hundratals och åter hundratals papperskvitton har varit ett gissel för många företagare. Trots att många processer i ett bolag idag är helt digitala har det ställts krav på att kvitton och räkningar ska bevaras i pappersform under sju år.
Men nu kommer alltså livet att förenklas för Sveriges företagare, eftersom regeringens förslag att avskaffa kravet på räkenskapsmaterial i pappersform godkändes den 22 maj.
”Från och med den 1 juli 2024 behöver räkenskapsmaterial som kvitton och fakturor inte längre bevaras i pappersform om materialet finns digitaliserat. Den här moderniseringen av bokföringslagen banar väg för en mer effektiv och ekonomiskt fördelaktig arkivering av materialet”, säger Sebastian Klintberg, nordisk sälj- och tillväxtchef på Pleo.
Gör hanteringen betydligt smidigare – och sparar pengar
Eftersom företag trots de förlegade reglerna i hög grad redan digitaliserar sin bokföring, försvinner nu en stor del av hanteringen. Behovet av fysiskt utrymme för att förvara dokumenten försvinner, vilket kan spara pengar.
”De nya reglerna öppnar också upp möjligheter för redovisningskonsulter och ekonomiexperter att utmana och förnya sina arbetsprocesser, genom att omfamna tekniska verktyg som automatiserar dem”, säger Sebastian Klintberg.
Ett exempel på ett sådant verktyg är Pleo. Med Pleo kan man samla, behandla, godkänna, betala och bokföra räkenskapsmaterial på ett och samma ställe.
”Viktigt att välja rätt verktyg”
Pleo används redan i dag av jättar som Voi, Northvolt, Budbee och Mathem – och ger bolag en hundraprocentig insyn i verksamhetens utgifter, helt utan pappersarbete.
”Vi står nu inför en övergångsperiod fram tills att lagen slår igenom. Nu är det därför mycket viktigt att bolagens ekonomiansvariga väljer rätt utläggshanteringsverktyg, som hjälper dem hantera räkenskapsinformationen på bästa möjliga sätt”, avslutar Sebastian Klintberg.