JULIA DELIN: Så blir du en bra styrelseledamot – 9 viktiga punkter att ha koll på

“Är det roligt att sitta i en styrelse?”

Det är ett sms från en vän som följs upp av en förklaring att hon blivit erbjuden en styrelseplats och undrar hur hon ska tänka efter ett sådant erbjudande. 

Mitt svar är kanske lite cyniskt, att det är mycket jobb för lite betalt, men jag följer upp med anledningen till att jag suttit i styrelser sen jag var 20 år gammal; att det är roligt och lärorikt, och att det kräver att man är motiverad bortom det extra klirret i kassan för att man ska ta på sig det långsiktiga ansvar som uppdraget ofta innebär. 

Jag har suttit i styrelser för att jag velat bidra till bolag (som jag ibland även investerat i), för att jag velat påverka världen till det bättre och för att lära mig från andra ledamöter.

Att vara styrelseledamot är på många sätt en väldigt entreprenöriell roll eftersom du sällan har en arbetsbeskrivning och oftast bestämmer tillsammans med resterande ledamöter hur ni ska jobba. Du är aldrig ledig men samtidigt jobbar du ofta för att du vill, inte för att du måste.

Den största skillnaden är att du inte kan utgå från dina egna preferenser om hur bolaget ska bedrivas, utan du ska alltid agera utifrån det mandat ägarna givit. Men förhoppningsvis är du där för att ägarna ser att ditt perspektiv kommer bidra till den strategi som styrelsen beslutat om. 

I mina styrelseuppdrag genom åren har jag kommit att lära mig att uppdraget är ett ledarskap som kräver otrolig finess. Du ska vara sittande vds största hejarklack samtidigt som du måste minimera all potentiell risk, framförallt eftersom du personligen kan bli ansvarig om något går fel.

Jens Bäckbom formulerade sig på ett annat sätt i en kommentar på Linkedin; 

“Som styrelse ska du agera som om du antingen har 0% förtroende eller 100% förtroende för bolagets vd. Om du har 0% förtroende, ska du ersätta bolagets vd. I alla andra fall ska du stötta bolagets vd. Annars har du en dysfunktionell styrelse.”

Eftersom jag själv varit vd med externa styrelser i snart sex år har jag även erfarenhet av att sitta på den andra sidan. Förtroende känns i kroppen, och partnerskapet som styrelse och vd tillsammans bildar ska lyfta bolaget dit vd och ledningsgruppen inte kan ta det, och de behöver lita på varandra för att det ska lyckas.

Här är listan alla styrelseledamöter bör ta med sig in i ett nytt uppdrag

• Styrelseutbildning: Alla styrelseledamöter bör gå en styrelseutbildning för att förstå uppdraget, riskerna och den potential som finns med ett framgångsrikt styrelsearbete. Har bolaget rekryterat dig tycker jag att de kan betala för den, om du inte har en.
   
• Ägardirektiv: Alla styrelseledamöter bör kräva ett tydligt ägardirektiv från ägarna. Allt för ofta har ägarna inte en tydlig gemensam bild över hur bolaget ska utvecklas på lång sikt. Det kan vara utmanande att ta fram ett sådant, men det är en övning som betalar tillbaka sig när styrelsen kan agera utifrån ett tydligt mandat.
   
• Support för vd: Styrelsens uppdrag är att ge vd de bästa förutsättningarna för att lyckas i sin roll, vilket inkluderar att öppna dörrar, bidra med förtroendekapital och ibland stötta operativt, utöver den strategiska rådgivningen på möten. Styrelsen ska göra sitt bästa för att driva ett ledarskap som ser till att vd lyckas, eller ersätta denne om förtroendet inte finns. 
   
• Transparens: Det bästa partnerskapet mellan vd och styrelse grundar sig i transparens, där alla styrelseledamöter också vågar visa när de inte förstår, och känner att de kan lyfta det i gruppen, och vd kan be om hjälp. Styrelseordförande är ansvarig för det ledarskapet, men vd ska se till att relevant information når styrelsen i rätt tid.
   
• 80/20-regeln: För att styrelsen ska vara så produktiv som möjligt ska de helst spendera tiden där de kan påverka; fokusera på framtid och inte dåtid. Kathrine Löfberg sa på ett seminarium med styrelseutbildarna Deb att 80% av styrelsemötet ska ägnas åt att blicka framåt och resterande 20% kan ägnas åt uppföljning på KPIer, uppdatering om verksamheten och hur bolaget skyddat sig mot eventuella risker. 
   
• Engagemang: Styrelsen ska ägna tillräckligt med tid för uppdraget och ta ansvar för att vara väl förberedda inför ett möte, samt kunna göra tid för samtal och korta möten ad hoc om det efterfrågas (inte alla kräver detta, så det ska isåfall vara tydligt i rekryteringsprocessen om det förväntas, och varierar ofta från ledamot till ledamot).
   
• Rimlig administration: Styrelsen är ansvarig för att styrelsearbetet inte tillför en orimlig arbetsbörda för vd. Protokoll ska innehålla all viktig information men behöver inte vara långa för det, och alla eventuella frågor ska skickas in i god tid före mötet för att det ska bli så effektivt som möjligt.
   
• Rätt styrelseordförande: Det är styrelseordförandes roll att leda styrelsen och vd, ett stort ansvar som innebär att både vd och resterande styrelseledamöter ska kunna luta sig mot styrelseordförande vid eventuella frågor, utmaningar eller eventuella punkter som behöver tas utanför styrelsemötet.
   
• Krav på vd: Även om styrelsen är vds största hejarklack, ska styrelsen kunna ställa krav på vd att leda verksamheten och implementera den strategi som styrelsen tagit beslut om, vilket inkluderar att översätta det till operativt arbete.

Jag har haft många fantastiska styrelseledamöter genom åren som sett till att mitt jobb som vd är lite lättare än det ibland känns. Till dem har jag kunnat lyfta luren när som helst och gråta om jag behövt det. Som styrelseproffset Sara Öhrvall sa, när hon nyligen blev invald i vår styrelse; 

“Mina förväntningar på det här uppdraget är att vi ska bygga ett tillräckligt starkt förtroende för varandra, för att du ska kunna ringa mig om vad som helst. Jag förväntar mig inte att det händer imorgon, men det är min målsättning.”

Jag önskar att alla som blev tillfrågade att sitta i en styrelse också tänkte efter så mycket som min vän gjorde när hon överöste mig med frågor, och inte bara tackade ja för att det är en ära att bli tillfrågad. Att sitta i en styrelse är ett viktigt uppdrag och ett långsiktigt partnerskap, som kräver mer tid än du får betalt för, men som ger igen flera gånger om.