1. Skicka färre mejl
Det här tipset må låta på gränsen till fördummande men är regeln som Linkedins vd Jeff Weiner rankar högst. Han tar som exempel hur hans mejlskörd sjönk med 20-30 procent när några speciella medarbetare slutade på företaget. Det var inte bara deras mejl som genererade all aktivitet utan hans egna svar och svaren från alla de som lagts till i trådarna. “Jag startade ett experiment som gick ut på att inte skicka fler mejl än vad som absolut krävdes. Slutresultatet: Färre mejl och en överskådligare inkorg”.
2. Rensa och sortera regelbundet
Även Googles styrelseordförande Eric Schmidt har sin uppfattning om hur man tar hand om sina mejl på ett snyggt sätt. Det ena tipset om att rensa ofta kan tyckas uttjatat, men en extra påminnelse skadar inte - för hur många av oss gör egentligen detta? Passa även på att skapa olika sorters mappar för bättre struktur. Istället för att markera kanske du kan skapa en ”att göra-mapp”?
3. Avsätt mejltid varje dag
Välj ut några tidpunkter varje dag då du aktivt sätter dig för att beta av alla mejl – och svara på de som kräver ett svar. Kanske har du ofta tio minuter till övers efter exempelvis morgonmötet eller innan lunchen? På så vis kan du öka din produktivitet och slippa oroa dig över den växande inkorgen när du exempelvis skriver viktiga rapporter.
4. Använd standardsvar
Beroende på ditt jobb och dina arbetsuppgifter kan det finnas vissa standardsvar som du kan kopiera och klistra in. Om du till exempel ofta får förfrågningar av olika slag, så skulle du kunna skriva: ”Hej NN. Tack för att du kontaktat mig med din förfrågan. Jag kommer att titta på det och återkomma till dig så snart jag kan”. Du kanske till och med kan ha olika standardsvar “på lager” i ett skrivdokument.
5. Ta bort dig själv från onödiga listor
De som hanterar sina mejl effektivast sållar bort onödig information som dagligen tenderar att fylla inkorgen. Det kan vara nyhetsbrev, bloggar och andra uppdateringar från sociala medier-konton. Du kanske bör fundera över om det verkligen tillför ditt jobb något att få alla pressmeddelanden eller nyheter du prenumererar på eller om det till och med bara stör?
6. Hjälp ditt framtida jag
Har du något särskilt du vill komma ihåg till senare? Vidarebefordra ett mejl till dig själv med några nyckelord som beskriver ärendet. Fundera för dig själv ‘hur kommer jag att söka efter det här senare?’ Det här är även ett praktiskt knep för dokument. Jonathan Rosenberg som är vice vd för Googles produkter berättar att han scannar in familjens pass och försäkringar och mejlar dem till sig själv med några beskrivande nyckelord. Då är det lättare att senare bland alla andra
7. Välj orden med omsorg
Det här är ännu ett tips som Linkedins vd delar med sig av. Han exemplifierar genom den klassiska viskleken där det ursprungliga budskapet eller ordet ofta ändras längs vägen. ”Det var roligt i tredje klass men i affärslivet är det allt annat än roligt”. Välj formuleringarna med omsorg och definiera tydligt eventuella problem för att undvika tvetydighet och misstolkningar. Förhoppningsvis slipper du svar med en massa följdfrågor om du är så tydlig du kan från början.