I en serie i tre delar har Breakit tillsammans med Almega tagit fram fiktiva exempel på kriser – grundade i situationer som kan eller har uppstått i verkligheten.
Vi besöker företaget A-sync i Lund, som grundades av entreprenörerna Kristian och Sara 2010. De gör framför allt efterbearbetning och rendering till dataspelsföretag. Bolaget har gått från 10 till över 50 miljoner kronor i omsättning och när pandemin slog till fick de ännu mer att göra. Kristian och Sara hade till och med svårt att hitta rätt kompetens och fick leta brett och internationellt.
De kom i kontakt med en organisation i Tyskland specialiserad på att förmedla data och it-kompetens utanför EU för kortare kontrakt. Totalt sex personer kom till Lund och började jobba för A-sync – men Kristian och Sara hade inte koll på alla regler. Bolaget är inte heller medlem i Almega. Plötsligt hör gränspolisen av sig och nu väntar i värsta fall böter eller fängelse.
Först och främst: Hur känns det att få ett sådant samtal?
”Det här skapar en oerhörd oro och många känner sig som brottslingar. De flesta tänker så klart att det här är orättvist. Det blir en stress kring vilka reglerna är och om man kanske har missat något. Oro kring hur det här kan påverka upphandlingar, rykte och kunder. Ingen vill ju hamna i brottsregistret och de flesta vet inte vad som händer om man får en prick. Påföljden är ju böter eller i värsta fall fängelse”, säger Mia Fransson, arbetsrättsjurist på Almega.
Vad är det första som Kristian och Sara behöver göra?
”Om företaget har medlemskap med arbetsgivarservice i Almega ska de kontakta oss då rådgivning ingår. Om du inte är medlem ska du kontakta en jurist som kan arbetsrätt och migrationsrätt. Det ställs en del frågor på ett sådant förhör som kan vara bra att veta innan. Det finns även en del interna checkar som bör göras innan”.
Vilken typ av jobb kan det handla om?
”Den som blir kallad till förhör behöver släppa allt för att hantera situationen. Ordentlig koll på alla papper är nummer ett. All denna dokumentation måste tas med till mötet – framför allt för att styrka hur bolaget arbetar med den här typen av frågor. Det gäller att visa att bolaget har upprättade rutiner. Det gäller även att ha en tydlig förklaring till att bolaget inte haft någon avsikt av att göra fel och inte följa regelverket”.
”En vanlig sak som många missar är att omedelbart avbryta anställningen i fråga. Att fortsätta arbeta med en person som inte har svenskt arbetstillstånd är olagligt. Finns det oklarheter behöver bolaget gå till botten med det genom att ringa Migrationsverket: Har personen rätt att arbeta eller inte? Slutligen behöver bolaget visa tydlighet med att ha rutiner för kontroll samt ha åtgärdat alla fel omedelbart. Skyndsamhet är viktigt”, säger Mia Fransson.
Tycker du att arbetsrätt är snårigt? Lär dig mer här.
Därefter kommer förhöret. Något mer att tänka på där?
”Det är av stor vikt att inställa sig på förhöret och det behövs en person där som beskriver hur det inträffat. Att visa förståelse för regelverket är viktigt och att ha med sig ett juridiskt ombud”.
Vad kan göra saken än värre?
”Att bolaget har dålig koll på sin dokumentation eller oordning i sina papper. När händelseförloppet beskrivs är förväntningen att bolaget styrker med tidsförlopp och noggrann dokumentation vad som skett – och när”.
Kristian och Sara trodde att den tyska förmedlingen skötte alla regler och avtal - var det blåögt?
”Nej, det är ganska vanligt att en förmedlare gjort sin kontroll. Men ytterst är lagen tydlig. Den som anställer har allt ansvar för kontroll och att underrätta Skatteverket och berörda myndigheter”.
För en entreprenör är det många regler som man bör känna till. Kan man kräva det av ett snabbväxande bolag?
”Ja. Ett bolag i en tillväxtfas har många regler att förhålla sig till och arbetsmarknadsregler hör dit. I vårt digitala samhälle tror vissa att det inte spelar någon roll att anställda arbetar i och från ett annat land. Kanske att arbetstillstånd känns onödigt när alla ändå bara jobbar på distans. Det har hänt mycket i det moderna arbetslivet – lagar och regler har inte riktigt hängt med här, men Almega arbetar näringspolitiskt med att påverka en snabbare förändring”, säger Mia Fransson.
Så vad händer nu?
”Steget efter förhöret är att beslut ges om det går vidare till åklagare – som eventuellt väcker åtal. Om åtal väcks blir det en domstolsprocess om arbetsgivaren begått ett brott eller inte. Blir det en fällande dom kan det betyda böter och i värsta fall fängelse. I de domar jag tittat på ser vi att domstolen ställer höga krav. Ser domstolen att det snarare handlar om en miss blir påföljden böter”, säger Mia Fransson.
Vad ska ett företag göra som vill anställa från tredje land och göra rätt?
”Det första är att kontrollera medborgarskap. Det kan bara göras med originalpass eller internationellt id-kort – inte körkort. Ta en kopia på alla dokument. Därefter behöver du kontrollera att personen har rätt att arbeta i Sverige. Det kräver kontakt med Migrationsverket. Fortsätt att dokumentera allt och var noggrann. Därefter ska du underrätta Skatteverket och fylla i en blankett om att vi har en anställd som inte är boende i EU/EES”.
”Här kan man ta hjälp av en revisionsbyrå eller en jurist. Almega kan till exempel hjälpa till med att ansöka om arbetstillståndet, vi handlägger och får en snabbare hantering för företag som ofta rekryterar från länder utanför EU/EES. Det krävs nästan en juridisk examen eller flerårig erfarenhet för att detta ska bli rätt”, säger Mia Fransson.
Din expert på arbetsrätt, arbetsmiljö och arbetstillstånd – läs mer om Almega!