Organisationen ØSS-samarbetet ansvarar för uppgifter relaterade till support, utveckling och drift åt universiteten i Danmark. Dessutom är ØSS även ett strategiskt upphandlings- och utvecklingssamarbete vilken fungerar som en koordinerande kraft för gemensam digital förståelse av administrativa funktioner inom den danska universitetsvärlden.
Exempel på områden som omfattas inom ØSS Samarbetet är finanshantering, tidsallokering och HR. Leverantören Oracle har nyligen säkerställt en omfattande samt smidig uppgradering, för ØSS, från en gammal business-lösning till en modern molnlösning.
ØSS-Samarbetet handlar i grund och botten om kunskapsdelning, gemensam utveckling och inköp.
Den digitala transformationsresan som ØSS genomgått innebär att de nya lösningarna sätter nya standarder för underhåll, support och uppgraderingsavgifter. Detta upplägg förenklar både arbets- och utvecklingsprocesser samt systemlandskapen. Det beror till stor del på att Oracles HCM-molntjänster innehåller de flesta av transaktionerna som levererats inom lösningen.
Mads Henrik Bang är CEO för ØSS-samarbetet, som även är facilitator av detta samarbete mellan Universiteten. Här berättar han om varför man valde Oracle som partner för projektet.
”ØSS-projektet handlar om samarbete och kunskapsdelning i den danska universitetssektorn beträffande ERP-plattform. Ett spännande projekt som går många år tillbaka. ØSS-Samarbetet handlar i grund och botten om kunskapsdelning, gemensam utveckling och inköp. Oracle har varit leverantör av både teknik och ERP-plattform och med de senaste uppdateringarna gällande molnlösningar så visar Oracle framfötterna i branschen. Oracle har också visat stort intresse för att bistå den högre utbildningssektorn med sina tjänster genom åren.”
Läs mer om vad Oracle kan göra för ert företag
Vilka var era problem och utmaningar, och hur hjälpte Oracle er att lösa dem?
”I grund och botten använde vi tidigare gamla plattformar baserade på äldre teknik. Vi vill fortsätta med de senaste uppgraderingarna och effektivisera verksamheten för att möta framtida affärsutmaningar och arbeta med standardisering genom smidiga administrativa processer. Integration av olika system kräver mycket arbete, så vi behöver Oracle för att ta ansvar för det över hela plattformen. I slutändan söker vi ‘en enda version av sanningen’, vilket innebär att alla data ska kopplas samman. Samtrafik avslöjar emellertid också dålig datakvalitet i delsystem, så du måste vara förberedd på att rensa data", säger Mads och fortsätter:
Funktionella specialister kan också göra en hel del saker som programmerare eller tekniska specialister gjorde tidigare
"Vi ser ett paradigmskifte mot konfiguration, både i systemimplementering och underhåll. Du kan få en prototyp igång snabbare än någonsin och du kan ändra konfigurationer snabbare och i större utsträckning än tidigare. Funktionella specialister kan också göra en hel del saker som programmerare eller tekniska specialister gjorde tidigare. Men du behöver fortfarande tekniska specialister, fast de måste arbeta närmare verksamheten än tidigare. Medborgarutvecklingens tankesätt är på väg att öka med molnlösningar och de nya verktygen som stöder molnlösningar.”
Finns det några negativa aspekter i den digitala transformationsresan?
”Att vara i framkant av tekniken kan också ha nackdelar i form av funktionalitet som inte alltid mognar i takt med behoven och att man måste vara beredd på att testa nya oprövade lösningar. Även integrationer till andra delar av vårt systemlandskap, där du behöver en korrekt styrningsmodell för att avgöra vem som är huvuddatakällan, kan innehålla besvärliga moment"
Alla vill ha standardisering, men ingen vill bli standardiserade
"Dessutom är standardisering riktigt tufft. Alla vill ha standardisering, men ingen vill bli standardiserade. Paradigmskiftet mot ‘implementering genom konfiguration, inte anpassning’ är svårt att förklara. När vi säger ‘molnadoption’ vänder vi det gamla sättet att utveckla system upp och ner, och alla måste förstå och lära sig nya färdigheter här. Förändringshantering är den överlägset mest utmanande delen, särskilt på grund av standardisering. Rätt blandning av interna och externa experter är en viktig del av ekvationen. Och om du inte är villig att ändra dina processer på grund av systemet, gå inte till molnet.”
Vad händer inom ert område annars och gällande detta projekt?
”Universiteten verkar som bekant inom områden som forskning, utbildning och offentlig rådgivning. Innovation är också en viktig hörnsten vid universiteten och det är därför som de aktivt letar efter lösningar som återspeglar detta tänk. De vill så att säga ta sin egen medicin. Oracles organisation består av många skickliga ingenjörer som utvecklar lösningar och därmed får universiteten tillbaka kunskap från de ingenjörer som de en gång i tiden utbildat.”
Trine Puge är försäljningschef för HCM Cloud på Oracle i Danmark. Hon kommenterar samarbetet med ØSS så här:
”Jag är verkligen imponerad av våra kunder inom den akademiska sektorn. Dels deras syn på SaaS, där vi som leverantör måste vara innovativa för deras räkning, och dels deras förtroende för att vi som leverantör tar på sig bördan av integration. Jag är också glad över deras inställning till att arbeta med standarden och deras stora ansträngningar för att få organisationen att göra saker annorlunda än de gjorde tidigare. I synnerhet har vi arbetat för att stödja rekryteringen av nyckelpersoner – eftersom universiteten är beroende av den internationella ackrediteringsnivån med riktigt begåvade professorer i kampen om topptalanger och studenter. Vi har tagit fram lösningar för den akademiska sektorn sedan 1982, och ser också utomlands att många universitet och forskningsinstitut använder Oracle Cloud ERP och HCM för att uppnå besparingar och innovationskraft och snabbhet.”